Privacyverklaring
Boekpiloot gaat zorgvuldig om met jouw gegevens. Hier lees je precies hoe.
Laatst bijgewerkt: 1 januari 2025
1. Wie zijn wij?
Boekpiloot is een dienst van Jesta Trading, gevestigd in Nederland. KVK-nummer: 56622511. BTW-nummer: NL001173125B10.
Boekpiloot is een Software-as-a-Service (SaaS) waarmee ondernemers orders vanuit hun webshop automatisch synchroniseren naar hun boekhoudpakket. Wij zijn bereikbaar via hallo@boekpiloot.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
Accountgegevens (van jou als gebruiker)
- E-mailadres
- Bedrijfsnaam en btw-nummer (optioneel)
- Inloggegevens (versleuteld opgeslagen)
- Abonnements- en betaalstatus
Ordergegevens (van jouw eindklanten)
Bij het synchroniseren van orders verwerken wij tijdelijk persoonsgegevens van jouw eindklanten, zoals:
- Naam en adresgegevens (factuur- en bezorgadres)
- E-mailadres
- Ordernummer, bestelbedrag en btw-gegevens
Deze gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan jouw boekhoudpakket en worden door ons niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de synchronisatie. Wij verwerken deze gegevens in opdracht van jou (de ondernemer) en treden daarbij op als verwerker. Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke en bent zelf verantwoordelijk voor het informeren van je eindklanten conform de AVG.
Technische gegevens
- IP-adres (voor beveiliging en misbruikpreventie)
- Browsertype en besturingssysteem
- Tijdstempels van acties en synchronisaties
- Fout- en synchronisatielogboeken
3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Uitvoeren van de dienst (synchroniseren van orders) | Uitvoering van een overeenkomst |
| Beheer van jouw account | Uitvoering van een overeenkomst |
| Verwerken van betalingen via iDEAL of Wero | Uitvoering van een overeenkomst |
| Sturen van transactionele e-mails (aanmeldcode, facturen) | Uitvoering van een overeenkomst |
| Beveiliging en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bewaarplicht administratie) | Wettelijke verplichting |
4. Delen met derden
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening:
- Jouw boekhoudpakket (Moneybird, Exact Online, Twinfield, SnelStart, AFAS, Yuki of Twinfield) — ordergegevens worden via de officiële API doorgestuurd naar jouw boekhoudpakket, conform jouw instructie.
- Jouw webshop (WooCommerce, Shopify, Bol.com, Magento, Lightspeed of CCV Shop) — wij lezen ordergegevens uit via de officiële API.
- Mollie — voor de verwerking van abonnementsbetalingen. Mollie is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Zie mollie.com/nl/privacy.
- Hostingprovider — onze servers staan in de EU. De hostingprovider heeft als verwerker toegang tot de infrastructuur.
Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden. Met alle verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.
5. Bewaarperioden
- Accountgegevens: zolang je een actief account hebt, plus maximaal 2 jaar na beëindiging van het abonnement.
- Ordergegevens (eindklantdata): maximaal 90 dagen in onze logs, tenzij je eerder verwijdering verzoekt. De doorgezette data in jouw boekhoudpakket valt buiten onze bewaarperiode.
- Financiële administratie: 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.
- Technische logs: maximaal 90 dagen.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen, waaronder:
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
- Versleutelde opslag van wachtwoorden en API-sleutels
- Toegangsbeveiliging op basis van rollen
- Regelmatige beveiligingsupdates
Ondanks onze maatregelen is geen enkele beveiliging 100% waterdicht. Bij een datalek dat jouw rechten en vrijheden ernstig in gevaar brengt, informeren wij je zo snel mogelijk en melden wij het bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:
- Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van jou verwerken.
- Rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering: je kunt vragen om verwijdering van jouw gegevens, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.
- Beperking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
- Overdraagbaarheid: je kunt jouw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
- Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Stuur een verzoek naar hallo@boekpiloot.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Cookies
Boekpiloot gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de dienst (sessiecookies voor authenticatie). Wij gebruiken geen tracking- of analysecookies van derden. Er is dan ook geen cookiebanner vereist.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je per e-mail of via een melding in de applicatie. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.
10. Contact
Vragen over deze privacyverklaring of jouw gegevens? Neem contact op via hallo@boekpiloot.nl of stuur een e-mail naar hallo@boekpiloot.nl.